InDesignの「データ結合」で手軽に自動組版を

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InDesignにはバージョンCS2以降、「データ結合」という便利な機能がついています。

「データ結合」とは、Excel等の表計算ソフトや各種データベースソフト等から作成できるCSVファイル(もしくはタブ区切りテキストファイル)をInDesignに読み込ませ、簡単な自動組版が行える機能です。XMLやスクリプト等の専門知識がなくても手軽に自動組版が出来るので、敷居はかなり低いです。

今回は「データ結合」の説明用に、会社の名刺を作ってみたいと思います。
作業環境はMacOS 10.5.8、InDesign CS5.5です。

まずはCSVファイルかタブ区切りテキストファイルを用意しますが、今回はExcelを使ってCSVファイルを作ることにします。
名前、肩書、住所等の名刺に載せたい情報を埋めたExcelデータを用意します。
一行目には「肩書」や「名前」という風に、任意の項目名をあらかじめを入れておきます。
これは後述する「データ結合」ウィンドウに「フィールド」として現れます。
テキストの他に画像も配置できますので、今回は顔写真付きの名刺にしたいと思います。
社員の顔写真を用意し、そのファイルのパス(ファイルの所在を示す文字列)を人数分入力します。
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そして そのExcelデータを開き、別名保存でフォーマットを「CSV(コンマ区切り)(.csv)」にしてCSVファイルを作成します。

画像を配置する場合は、CSVファイル内一行目にある 画像の項目名の頭に「@」を付ける必要があるのですが、Excelでは「@」マークに機能が割り当てられている為、Excelの段階では「@」は付けません。先ほど作成したCSVファイルをテキストエディタで開き、画像の項目名の頭に「@」を付けて保存し直します。
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次にInDesignで名刺のひな形を作ります。
今回は会社ロゴ、社名、メールアドレス、URLは全員同じという設定で、全員共通の台紙を作っておきました。
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そしてその台紙に社員の肩書、名前、住所などの各項目を埋めていきます。
ここは後でCSVファイルの情報に差し変わりますので、「●●●●」とか「□□□□」等、どのように入力しても構いません。今回は分かりやすいように肩書のスペースには「肩書」、名前のスペースには「名前」という風に入力してみました。
顔写真を配置する為の画像ボックスも入れておきます。
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ひな形が完成すれば、データ結合ウィンドウを表示させましょう。
上部にあるメニューから「ウィンドウ」→「ユーティリティ」→「データ結合」を選択します。


「データ結合」ウィンドウが表示されたら、ウィンドウ右上の三角印から「データソースを選択」を選択します。
ここで先ほど作成したCSVファイルを選択します。
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すると「データソース読み込みオプション」ウィンドウが開きますので、適切な設定をしてOKボタンを押します。
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データ結合ウインドウに「肩書」や「名前」などの各種フィールドが現れました。

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次は名刺のひな形の各項目に、データ結合ウインドウの各フィールドを割り当てていきます。
例えば、肩書のスペースにはフィールド「肩書」を、名前のスペースにはフィールド「名前」を、という感じです。
やり方は、文字ツールでひな形の各テキストを選択した上で、データ結合ウインドウの該当するフィールドを選択します。割り当てられると、ひな形のテキスト部分の両端には〝<<名前>>〟という風に二重の不等号が付けられます。
画像の場合は選択ツールで画像ボックスを選択し、データ結合ウインドウの画像のフィールドを選択すると割り当てられます。
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割り当てが全て完了すれば、データ結合ウインドウ左下のプレビューにチェックを入れてみましょう。
一人目の名刺の完成形がプレビューされます。
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データ結合ウインドウ下の右向きの三角印を押すと、二人目以降の名刺がプレビューされます。


問題が無ければ、いよいよ「データ結合」です。
データ結合ウインドウ右上の三角印を押して「結合ドキュメントを作成...」を選択します。
(データ結合ウインドウ下の一番右のアイコンをクリックでも可)
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「結合ドキュメントを作成」ウィンドウが現れますので、適切な設定をします。
今回は何も触らずそのままでOKボタンを押します。
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すると数秒後に新しいドキュメントが作成され、12ページ分(名刺12名分)のデータがあっという間に完成しました。
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「レコードの結合時にオーバーセットテキストは生成されませんでした。」というウィンドウが出ますが、これは「結合ドキュメントを作成」ウィンドウで「ドキュメントの作成時にオーバーセットテキストレポートを生成」という項目にチェックを入れているからです。同一フィールドで文字量に差があると、テキストボックスから文字が溢れてしまう可能性があるので、ここはチェックを入れておくのが良いでしょう。文字が溢れてしまった場合は、その箇所を手動で調整する必要があります。

任意のサイズのドキュメントに複数人数分の名刺を自動でレイアウトすることも可能です。
名刺のひな形に戻り、ドキュメントのサイズを任意のサイズに変更します。
今回はA4サイズにしてみました。
先ほどは「結合ドキュメントを作成」ウィンドウで、「ドキュメントページあたりのレコード」という項目で「単一レコード」が選ばれていたのですが、今回は「複数レコード」を選んで「結合ドキュメントを作成」してみましょう。
するとA4サイズのドキュメントに8名分の名刺が並んでいるドキュメントが作成されました。
9名目以降は2ページ目に配置されています。
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今回は名刺を作成しましたが、Excelデータを定型フォーマットに流し込むものなら、色んな印刷物に応用が利きそうですね。
ハガキ、社員証、会員証等のカード状のものには打ってつけですし、きっちりレイアウトを考えて「複数レコード」で結合をすれば、ちょっとしたカタログのようなものにも使えるかもしれません。カタログの場合、校正提出後にレコードの削除や追加・移動等があることが予想されるなら、作り方を考えないといけませんが、ある程度はこなせそうです。

準備さえしておけば、その後の処理は非常にスピーディーなのが魅力的です。
試しに120名分の名刺データを作ってみましたが、処理時間は約40秒でした。
Illustratorを使って、テキストをコピーペーストしながら1名分ずつデータを作ることを思えば、かなりの時間短縮になりますし、コピーペーストによるミスも防げますね。



啓文社ではデータ作成・各種印刷・スマートフォンやタブレット向けアプリの企画などを承っています。
お困りの方がいらっしゃれば、是非当社にご相談下さい。
経験豊富なスタッフが対応させて頂きます。

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by keibunsha | 2015-03-16 10:00 | DTPの豆知識 | Comments(0)


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